Ochrana dokumentů

Ochrana osob a majetku v prostředí průmyslu i malých firem je důležité téma. Zaměříme se na majetek. Chraňte své dokumenty! Nebezpečí hrozí i tam, kde byste jej nečekali. Tedy nejen za zdmi Vaší firmy, ale také uvnitř.

Věnovat pozornost ochraně dokumentů se v dnešní době stalo stejně důležitou součástí bezproblémového chodu firmy jako bezpečnost budov a objektů. Že jste malá firma a netýká se Vás to? Kdepak. Každá firma by měla dbát na ochranu svých dokumentů a citlivých dat. Větší a menší firmy se liší pouze úrovní zabezpečení těchto dokumentů.

Zabezpečení dokumentů není časově ani finančně náročná záležitost. Prostředky k zajištění bezpečnosti jsou snadno dostupné, důležité je pouze nic neopomenout. Ty nejdůležitější tipy jsme pro Vás shrnuli v následujících bodech:

• Určete ve své firmě pravidla. Každý zaměstnanec by měl mít jasno v tom, které dokumenty jsou důvěrné a jak s nimi nakládat.
• Určete kompetence. Není nutné, aby každý zaměstnanec měl přístup úplně ke všem dokumentům. Je vhodné určit zodpovědné osoby, které mají přístup k citlivým datům.
• Důležité informace zaheslujte. Dbejte na hesla s kombinací písmen a čísel a pro větší bezpečnost trvejte na pravidelných změnách těchto hesel. Že se vyplatí hesla dát jen několika málo lidem, kteří je ke své práci opravdu potřebují, netřeba dodávat.
• Dokumenty zálohujte. O důležitá data můžete snadno přijít. Technika ani lidský faktor nejsou bez chyby. Zálohujte na externí disky minimálně jednou týdně.

Každá firma během svého provozu vyprodukuje obrovské množství dokumentů v papírové podobě. Tyto dokumenty Vás mohou brzy zahltit. Dodržujte tři následující pravidla a předejděte tomu!

Třiďte. Pravidelně a nejlépe průběžně si v dokumentech dělejte pořádek. Jakmile zjistíte, že se některé dokumenty staly nadbytečnými, pracujte s nimi dál.
Skartujte. Doklady, které zákon nenařizuje archivovat, skartujte. Dbejte na to, aby se citlivá data neuváženým vyhozením nedostala do rukou nepovolaným lidem, kteří by je mohli zneužít.
Archivujte. Máte-li ve firmě nevyužité prostory, přesuňte do nich vyřazené dokumenty, které je třeba v závislosti na právních normách zanechat k dalšímu použití. Že stohy papírů a hory šanonů nemáte ve své firmě kde umístit? Využijte nabídky společností nabízejících archivační služby. Výhodou je nejen úspora prostoru, ale také nemusíte znát skartační lhůty dané zákonem – tyto firmy lhůty pohlídají za Vás.